Implementasi ISO 9001 bagi perusahaan bisa saja mengalami banyak tantangan dan peluang. Dalam melakukan penerapan ISO 9001, tidak jarang banyak perusahaan yang terjebak dalam berbagai kesalahan yang bisa dihindari. Menerapkan standar ISO 9001 merupakan langkah yang harus diambil oleh perusahaan untuk menciptakan sistem manajemen mutu. Sistem manajemen mutu harus disesuaikan agar sesuai dengan perusahaan pada waktu tertentu. Sistem ini harus bisa menjawab tantangan Anda.
Baca juga: Implementasi ISO 9001 dalam SBUJK
Kesalahan pada Implementasi ISO 9001:2015
Ada beberapa kesalahan yang bisa saja dihadapi dalam implementasi ISO 9001:2015 diantaranya adalah:
1. Kurangnya Komitmen Manajemen
Manajemen sering kali menganggap ISO 9001 hanya sebagai tugas tambahan yang bisa diserahkan pada tim tertentu tanpa campur tangan mereka. Padahal, keterlibatan manajemen puncak sangat penting untuk memastikan semua tim memahami pentingnya standar ini dan mau berpartisipasi secara aktif.
Ketika manajemen tidak memiliki komitmen yang kuat, maka hal ini akan menular ke organisasi. Karyawan bisa saja merasa bahwa ISO 9001 hanya formalitas dan tidak memberikan nilai tambah yang nyata.
2. Pelatihan yang Tidak Memadai
Kurangnya pelatihan yang tidak memadai merupakan kesalahan umum dalam implementasi ISO 9001 yang sering terjadi. Biasanya perusahaan hanya memberikan pelatihan singkat atau tidak memberikan pelatihan sama sekali, dengan asumsi bahwa karyawan akan mengerti sendiri bagaimana standar tersebut diterapkan.
Perusahaan yang menyediakan pelatihan yang memadai cenderung akan lebih sukses dalam menerapkan sistem manajemen mutu. Pelatihan yang baik tidak hanya mengenai ISO 9001, tetapi juga memberikan keterampilan praktis yang dibutuhkan untuk mengimplementasikannya dengan efektif.
3. Tidak Mengintegrasikan ISO 9001 dengan Proses Bisnis
Ketika ISO 9001 tidak diintegrasikan ke dalam proses bisnis, perusahaan bisa kehilangan banyak manfaat yang seharusnya didapat dari standar tersebut. ISO 9001 dibuat untuk membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
4. Kurang Melibatkan Karyawan
Melibatkan karyawan sangat penting karena mereka yang melakukan sebagian besar pekerjaan operasional dan memiliki wawasan mengenai bagaimana proses bisnis seharusnya dijalankan. Ketika karyawan tidak terlibat dalam penerapan ISO 9001, mungkin mereka merasa tidak memiliki tanggung jawab langsung terhadap kesuksesan manajemen mutu.
5. Fokus pada Sertifikasi, bukan Perbaikan Berkelanjutan
Banyak perusahaan melihat sertifikasi ISO 9001 sebagai tujuan akhir. Namun, ISO 9001 seharusnya tidak hanya menjadi tentang mendapatkan sertifikasi yang menyatakan kepatuhan terhadap standar tersebut, tetapi juga meningkatkan secara berkelanjutan sistem manajemen mutu mereka.
6. Dokumentasi yang Tidak Lengkap atau Berlebihan
Dokumentasi yang tidak lengkap bisa menyebabkan ketidakjelasan dalam proses bisnis dan kurangnya petunjuk yang diperlukan bagi karyawan. Di sisi lain, dokumentasi yang berlebihan bisa membanjiri tim informasi yang tidak sesuai dan membuat proses penerapan menjadi rumit dan sulit dipahami.
7. Tidak Menangani Ketidaksesuaian dengan Baik
Ketika perusahaan gagal menangani ketidaksesuaian dengan baik, mereka berisiko mengalami konsekuensi yang serius, termasuk kerugian finansial, penurunan pelanggan, atau hilangnya sertifikasi ISO 9001. Oleh karena itu, sangat penting bagi karyawan untuk memiliki prosedur yang jelas dan terdokumentasi untuk menangani ketidaksesuaian tersebut.
8. Tidak Melakukan Audit Internal secara Efektif
Audit internal yang dilakukan secara efektif adalah cara untuk mengevaluasi efektivitas sistem manajemen mutu perusahaan dan mengidentifikasi peluang perbaikan. Jika perusahaan gagal dalam melakukan audit internal, maka akan kehilangan kesempatan untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah sebelum menjadi besar yang menyebabkan masalah serius.
9. Mengabaikan Umpan Balik Pelanggan
Mengabaikan umpan balik pelanggan bisa menyebabkan kerugian bagi perusahaan seperti penurunan kepuasan pelanggan, hilangnya bisnis hingga kerugian reputasi. Oleh karena itu, sangat penting untuk perusahaan secara aktif mengumpulkan, menganalisis dan merespon umpan balik yang diterima dari pelanggan.
10. Tidak Mengadaptasi Perubahan dan Perkembangan
Tidak mengadaptasi perubahan dan perkembangan bisa mengakibatkan berbagai macam konsekuensi negatif untuk perusahaan, mulai dari penurunan kepuasan pelanggan hingga kerugian finansial. Oleh karena itu, perusahaan harus mengadopsi pendekatan yang proaktif dalam mengidentifikasi, mengevaluasi dan merespon perubahan dan perkembangan yang terjadi dalam bisnis mereka.
11. Tidak Mengukur dan Menganalisis Kinerja dengan Tepat
Tidak mengukur dan menganalisis kinerja dengan tepat bisa berdampak negatif pada keseluruhan efektivitas sistem manajemen perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus menerapkan Key Performance Indicator (KPI) yang relevan dengan tujuan bisnis mereka.